Legea nr. 589/2004

M. Of. nr. 1227 din 20 decembrie 2004

 

PARLAMENTUL ROMÂNIEI

CAMERA DEPUTAŢILOR                                   SENATUL

 

L E G E

privind regimul juridic al activităţii electronice notariale

 

Parlamentul României adoptă prezenta lege. 

CAPITOLUL I

Dispoziţii generale

Art. 1. − Prezenta lege stabileşte regimul juridic al actelor notariale în formă electronică, îndeplinite de notarul public în cadrul activităţii notariale reglementate prin Legea notarilor publici şi a activităţii notariale nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi de misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României. 

Art. 2. − (1) Actele notariale în formă electronică instrumentate de notarul public trebuie să îndeplinească, sub sancţiunea nulităţii absolute, următoarele condiţii:

a) să fie efectuate în formă electronică;

b) să fie semnate cu semnătura electronică extinsă a notarului public, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat. Certificatele emise pentru notarii publici vor conţine informaţii privind biroul notarial, stabilite prin reglementări de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu;

c) să îndeplinească condiţiile de fond prevăzute de lege privind operaţiunea juridică pe care o consemnează. 

(2) Notarul public şi celelalte instituţii prevăzute la art. 1 au obligaţia să verifice îndeplinirea tuturor condiţiilor prevăzute la alin. (1). 

Art. 3. − Actele notariale în formă electronică au acelaşi regim juridic ca şi actele notariale îndeplinite în temeiul Legii nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare. 

Art. 4. − (1) Valabilitatea în străinătate a actului notarial în formă electronică este stabilită prin convenţii internaţionale la care România este parte. 

(2) Documentele în formă electronică provenind de la autorităţile sau notariatele altui stat pot fi luate în considerare de notarii publici în instrumentarea unui act notarial în formă electronică numai dacă semnăturile electronice străine sunt bazate pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat. 

CAPITOLUL II

Competenţa notarilor publici în materia actelor notariale în formă electronică

Art. 5. − Următoarele acte notariale pot fi îndeplinite în formă electronică:

a) legalizarea copiilor electronice de pe documentele originale;

b) darea de dată certă prin marcare temporală a documentelor ce îndeplinesc condiţiile prevăzute la art. 2 alin. (1) şi atestarea locului unde s-au încheiat acestea;

c) primirea şi păstrarea în arhiva electronică a documentelor ce îndeplinesc condiţiile prevăzute la art. 2 alin. (1);

d) legalizarea traducerilor în formă electronică;

e) eliberarea de duplicate;

f) alte operaţiuni prevăzute de lege. 

Art. 6. − (1) Notarul public autorizat să efectueze acte notariale în formă electronică are competenţă generală, în condiţiile prezentei legi. 

(2) Competenţa celorlalte instituţii prevăzute la art. 1 se stabileşte în conformitate cu Legea nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare, care se aplică în mod corespunzător. 

CAPITOLUL III

Autorizarea notarilor publici pentru efectuarea de acte notariale în formă electronică

Art. 7. − (1) Actele notariale în formă electronică pot fi instrumentate de notarii publici numai după obţinerea unei autorizaţii din partea autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. 

(2) În vederea emiterii autorizaţiei prevăzute la alin. (1), notarii publici trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

a) să dispună de mijloace financiare şi resurse materiale, tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor notariale în formă electronică;

b) să utilizeze un sistem informatic omologat, în conformitate cu normele emise de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu;

c) să asigure operarea rapidă şi sigură a înregistrării actelor notariale în formă electronică, cu respectarea structurii registrelor notariale stabilite prin regulamentul aprobat de Ministerul Justiţiei;

d) să asigure posibilitatea de a se determina cu precizie data şi ora exactă a întocmirii actului notarial;

e) să dispună de mijloace corespunzătoare, conform dispoziţiilor legale şi procedurilor descrise în reglementările emise de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, pentru verificarea identităţii solicitantului şi valabilitatea semnăturii electronice extinse a acestuia;

f) să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare;

g) să aplice procedurile administrative şi de gestiune adecvate şi care corespund standardelor recunoscute;

h) să adopte măsuri de securitate împotriva falsificării actelor notariale în formă electronică şi să garanteze confidenţialitatea în cursul procesului de generare şi arhivare a acestora;

i) să păstreze toate informaţiile cu privire la un act notarial în formă electronică pe perioada stabilită în conformitate cu normele tehnice privind activitatea de păstrare a documentelor create şi primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, conform normelor emise de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu;

j) să utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea actelor notariale în formă electronică;

k) orice alte condiţii stabilite de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. 

(3) Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu are obligaţia de a notifica Uniunii Naţionale a Notarilor Publici din România acordarea fiecărei autorizaţii, o dată cu eliberarea acesteia către notarul public care o solicită. 

(4) Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România este obligată să notifice autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu excluderea, suspendarea sau încetarea suspendării din profesie a notarilor publici. 

Art. 8. − (1) Notarii publici sunt obligaţi să notifice, în prealabil, autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu orice modificare a sistemului informatic omologat. 

(2) Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu se va pronunţa asupra avizării modificărilor aduse, în termen de 15 zile de la înregistrarea notificării. 

Art. 9. − (1) În cazul modificării datelor de identificare a notarului public sau a biroului notarial, este necesară actualizarea autorizaţiei eliberate conform art. 7. 

(2) Notarul public are obligaţia să notifice autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, în termen de 24 de ore, orice modificare survenită în legătură cu datele de identificare. Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu are obligaţia să verifice noile date de identificare şi, în cazul în care acestea respectă legislaţia în vigoare, să actualizeze în cel mult 48 de ore autorizaţia deţinută de biroul notarial. 

Art. 10. − În perioada necesară actualizării autorizaţiei sau a suspendării din profesia de notar public este interzisă efectuarea de acte notariale în formă electronică. 

Art. 11. − (1) Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu este obligată să verifice periodic respectarea condiţiilor prevăzute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) şi j) pentru a supraveghea aplicarea dispoziţiilor prezentei legi şi a reglementărilor emise de aceasta. 

(2) În cazul nerespectării condiţiilor prevăzute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) şi j), autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu dispune suspendarea sau, după caz, retragerea autorizaţiei. 

Art. 12. − Actele emise de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu în exerciţiul atribuţiilor conferite prin prezenta lege sunt acte administrative şi pot fi atacate în condiţiile prevăzute de Legea contenciosului administrativ nr. 29/1990, cu modificările ulterioare. 

CAPITOLUL IV

Furnizarea serviciilor specifice efectuării actelor notariale în formă electronică

Art. 13. − (1) Furnizarea serviciilor specifice efectuării actelor notariale în formă electronică se va realiza de către furnizorii de servicii de certificare calificată, acreditaţi de către Autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, denumiţi în continuare furnizori de servicii electronice notariale. 

(2) Furnizorii de servicii electronice notariale îndeplinesc atribuţiile furnizorilor de servicii de certificare calificată, prevăzute de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică. 

Art. 14. − (1) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligaţia de a comunica autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu toate informaţiile referitoare la procedurile de securitate şi de certificare utilizate, precum şi orice alte informaţii cerute de aceasta. 

(2) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligaţia de a comunica autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, cu cel puţin 10 zile înainte, orice intenţie de modificare a procedurilor de securitate şi de certificare, cu precizarea datei şi orei la care modificarea intră în vigoare, precum şi obligaţia de a confirma în termen de 24 de ore modificarea efectuată. 

(3) În cazurile de urgenţă, în care securitatea serviciilor de certificare este afectată, furnizorul poate efectua modificări ale procedurilor de securitate şi de certificare, urmând să comunice, în termen de 24 de ore, autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu modificările efectuate şi justificarea deciziei luate. 

CAPITOLUL V

Actele notariale în formă electronică

Art. 15. − (1) Actele notariale în formă electronică se îndeplinesc cu respectarea regulilor de fond privind procedura actelor notariale reglementată prin Legea nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare. 

(2) Este interzisă utilizarea pseudonimului în efectuarea de acte notariale în formă electronică. 

Art. 16. − (1) Cererile pentru întocmirea unui act notarial electronic pot fi înaintate notarului public, în formă electronică, în acest caz fiind semnate cu semnătura electronică extinsă a solicitantului. 

(2) În cazul în care cererea este făcută prin reprezentant, se va anexa actul în baza căruia părţile sunt reprezentate, care poate fi şi în formă electronică dacă este semnat cu semnătura electronică extinsă a părţilor. 

Art. 17. − (1) În termen de 24 de ore de la primirea cererii în formă electronică, notarul public va efectua verificările necesare cu privire la legalitatea actului notarial solicitat, va stabili identitatea părţilor, prin verificarea semnăturii electronice extinse, şi va trimite către solicitant un mesaj de răspuns în care va indica, după caz, taxele de timbru şi onorariul aferente actului sau motivele de refuz al efectuării actului notarial solicitat în formă electronică. 

(2) După primirea confirmării de achitare a taxelor de timbru şi a onorariului, notarul public este obligat ca, în termen de 24 de ore, să îndeplinească actul notarial solicitat. 

(3) Onorariul va fi stabilit în conformitate cu prevederile art. 28 alin. 2 lit. c) din Legea nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare. 

(4) Termenele prevăzute la alin. (1) şi (2) pot fi reduse în schimbul unei taxe de urgenţă. 

Art. 18. − Încheierea notarială electronică prin care se constată îndeplinirea unui act notarial electronic va cuprinde următoarele elemente:

a) adresa electronică a notarului public;

b) denumirea încheierii şi numărul acesteia;

c) data şi ora îndeplinirii actului notarial electronic;

d) numele şi prenumele notarului public;

e) locul unde s-a îndeplinit actul notarial electronic;

f) semnătura electronică extinsă a părţilor, dacă este cazul;

g) semnătura electronică extinsă a solicitantului, în cazul în care acesta este o altă persoană decât partea;

h) semnătura electronică extinsă a notarului public;

i) numărul şi data eliberării autorizaţiei de îndeplinire a actelor notariale în formă electronică, precum şi data expirării autorizaţiei. 

Art. 19. − (1) Notarul public poate efectua legalizarea copiilor electronice de pe un document în formă materială, care se află în arhiva notarului public sau este prezentat de părţi ca original, numai după confruntarea copiei electronice cu originalul în formă materială. 

(2) În încheierea notarială electronică prin care se legalizează copia electronică se va face menţiune despre originalul documentului şi despre conformitatea copiei electronice cu originalul. 

(3) Copiile legalizate electronice de pe documentele din arhiva notarului public se eliberează numai părţilor, succesorilor şi reprezentanţilor legali ai acestora, precum şi persoanelor care justifică un drept sau un interes legitim. 

Art. 20. − Încheierea notarială electronică prin care se consemnează primirea în arhiva electronică va cuprinde, pe lângă elementele prevăzute la art. 18, următoarele menţiuni:

a) lista documentelor electronice primite, identificate individual;

b) datele de identificare a deponentului şi datele de identificare a persoanei căreia trebuie să i se predea documentele electronice;

c) termenul de păstrare. 

Art. 21. − (1) Traducerile în formă electronică pot fi legalizate de notarul public dacă poartă semnătura electronică extinsă a unui traducător autorizat, conform legii. 

(2) În cazul prevăzut la alin. (1), încheierea de legalizare va cuprinde elementele prevăzute la art. 18 lit. a)−e), h) şi i) şi semnătura electronică extinsă a traducătorului autorizat. 

Art. 22. − În situaţia dispariţiei unui act notarial în formă electronică se va proceda la eliberarea duplicatului acelui act, la cererea părţilor sau, după caz, a succesorilor acestora, prin consultarea arhivei electronice a notarului public care a întocmit iniţial acel act. 

Art. 23. − (1) În cazul în care un act notarial în formă electronică dispare atât de la părţi, cât şi din arhiva electronică a notarului, reconstituirea se va face de către biroul notarului public care a întocmit actul, cu notificarea prealabilă a tuturor părţilor sau, după caz, a succesorilor acestora, prin consultarea copiei arhivei electronice a notarului. 

(2) Dispoziţiile alin. (1) se aplică în mod corespunzător şi în cazul în care actul notarial dispărut a fost efectuat de instituţiile abilitate prevăzute la art. 1. 

CAPITOLUL VI

Evidenţele notariale electronice

Art. 24. − (1) Notarul public este obligat să păstreze în arhiva electronică actele notariale în formă electronică pe care le instrumentează, pe perioada stabilită în conformitate cu normele tehnice privind activitatea de păstrare a documentelor create şi primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România. 

(2) Prevederile art. 102 din Legea nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare, se aplică în mod corespunzător. 

Art. 25. − (1) Notarul public va ţine la zi un registru general în formă electronică al tuturor actelor notariale în formă electronică pe care le efectuează. 

(2) Forma registrului general şi modul de ţinere şi efectuare a înregistrărilor se stabilesc de Ministerul Justiţiei, prin reglementări. 

Art. 26. − Notarul public va ţine şi o evidenţă financiar-contabilă în formă electronică. Modul de completare şi de ţinere a acestor evidenţe se stabileşte de Ministerul Finanţelor Publice şi Ministerul Justiţiei prin norme metodologice, în termen de 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi. 

CAPITOLUL VII

Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică

Art. 27. − La data intrării în vigoare a prezentei legi se înfiinţează Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică, denumit în continuare registru, constituit şi actualizat de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. 

Art. 28. − (1) Înregistrarea în registrul prevăzut la art. 27 a datelor de identificare şi a informaţiilor necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale în formă electronică se face pe bază de cerere individuală, depusă la autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu cel mai târziu la data începerii activităţii. 

(2) Conţinutul obligatoriu al cererii prevăzute la alin. (1) şi documentaţia necesară se stabilesc de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. 

Art. 29. − (1) Registrul este public şi se actualizează permanent. 

(2) Condiţiile ţinerii registrului, accesul efectiv la informaţiile pe care le conţine, informaţiile care pot fi oferite solicitanţilor şi modul de actualizare a registrului se stabilesc de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. 

CAPITOLUL VIII

Omologarea sistemelor informatice

Art. 30. − (1) Conformitatea sistemelor informatice utilizate de notarii publici cu normele de securizare a informaţiei prelucrate sau arhivate se verifică de către agenţii de omologare, persoane juridice de drept public sau de drept privat, agreate de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, în condiţiile stabilite prin reglementări emise de aceasta. 

(2) În urma îndeplinirii procedurii de verificare se emite certificatul de omologare a sistemului informatic. Certificatul poate fi retras în cazul în care agenţia de omologare constată că sistemul informatic nu mai îndeplineşte criteriile prevăzute în normele de securizare a informaţiei prelucrate sau arhivate. 

(3) Condiţiile şi procedura de agreare a agenţiilor de omologare se stabilesc prin reglementări de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. 

(4) Decizia de agreare se emite de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. 

CAPITOLUL IX

Contravenţii şi sancţiuni

Art. 31. − Constituie contravenţie fapta notarului public care:

a) efectuează acte notariale în formă electronică fără autorizaţia prevăzută la art. 7 alin. (1);

b) efectuează acte notariale pe perioada suspendării din profesie sau pe perioada necesară actualizării autorizaţiei;

c) omite să efectueze notificarea prevăzută la art. 8 alin. (1);

d) omite să efectueze notificarea prevăzută la art. 9 alin. (2). 

Art. 32. − Contravenţiile prevăzute la art. 31 se sancţionează după cum urmează:

a) cu amendă de la 10.000.000 lei la 250.000.000 lei, cele de la lit. a) şi b);

b) cu amendă de la 5.000.000 lei la 50.000.000 lei, cele de la lit. c) şi d). 

Art. 33. − Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor prevăzute la art. 31 şi 32 sunt de competenţa personalului cu atribuţii de control din cadrul autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu. 

Art. 34. − Cuantumul amenzilor prevăzute în prezenta lege poate fi actualizat prin hotărâre a Guvernului, în funcţie de evoluţia indicelui inflaţiei. 

Art. 35. − Contravenţiilor prevăzute la art. 31 le sunt aplicabile prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările ulterioare. 

CAPITOLUL X

Dispoziţii tranzitorii şi finale

Art. 36. − Procedura de acordare, actualizare şi reînnoire a autorizaţiei va fi stabilită de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu prin reglementări specifice, în termen de 60 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei legi. 

Art. 37. − În termen de 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu va elabora reglementările referitoare la normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice şi păstrarea acestora în arhive. 

Art. 38. − (1) Cheltuielile efectuate pentru investiţii, dotări şi alte utilităţi necesare desfăşurării activităţii electronice notariale se scad din veniturile brute, pe o durată de 2 ani de la începerea acestei activităţi. 

(2) Cheltuielile pentru modificarea şi perfecţionarea sistemelor informatice utilizate în activitatea electronică notarială se scad din veniturile impozabile aferente anului fiscal în care s-a efectuat investiţia. 

Art. 39. − Notarii publici autorizaţi în condiţiile art. 7 vor putea începe activitatea electronică notarială în termen de 90 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi. 

Art. 40. − Dispoziţiile prezentei legi se completează cu prevederile Legii nr. 36/1995, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Legii nr. 455/2001. 

 

Această lege a fost adoptată de Parlamentul României, cu respectarea prevederilor art. 75 şi ale art. 76 alin. (2) din Constituţia României, republicată. 

 

 

Bucureşti, 15 decembrie 2004. 

Nr. 589.