Legea nr. 16/1996 – Republicare *)

M. Of. nr. 293 din 22 aprilie 2014

LEGEA

Arhivelor Naţionale 

CAPITOLUL I

Dispoziţii generale

Art. 1. ‒ Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate, profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie specială, în condiţiile prezentei legi. 

Art. 2. ‒ Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul prezentei legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate. 

Art. 3. ‒ (1) Administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează de către Arhivele Naţionale, care se înfiinţează prin hotărâre a Guvernului1) la nivel de direcţie, în subordinea Ministerului Afacerilor Interne. 

(2) Arhivele Naţionale îşi exercită atribuţiile prin compartimentele sale specializate şi prin serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale1). 

(3) Protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României se realizează în condiţii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar în caz de război sau de calamităţi naturale, de către creatori şi deţinători, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuţii speciale în asemenea situaţii şi cu asistenţa de specialitate a Arhivelor Naţionale. 

Art. 4. ‒ Persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite în continuare creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor în condiţiile prevederilor prezentei legi. 

CAPITOLUL II

Atribuţiile Arhivelor Naţionale în administrarea şi protecţia Specială a Fondului Arhivistic Naţional al României

Art. 5. ‒ Arhivele Naţionale acordă asistenţă de specialitate şi asigură desfăşurarea unitară a operaţiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor şi deţinătorilor de documente, îndeplinind următoarele atribuţii:

a) elaborează, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme şi metodologii de lucru pentru organizarea şi desfăşurarea întregii activităţi arhivistice, inclusiv pentru clasificarea şi includerea în Fondul Arhivistic Naţional al României a documentelor prevăzute la art. 2, care se dau publicităţii, după caz;

b) controlează aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare pe linia muncii de arhivă şi stabileşte măsurile ce se impun potrivit legii;

c) preia de la creatorii şi deţinătorii de arhivă documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în condiţiile şi la termenele prevăzute în prezenta lege;

d) asigură evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor pe care le deţine;

e) asigură documentele pe bază de microfilme şi alte forme de reproducere adecvate;

f) constituie şi dezvoltă banca de date a Arhivelor Naţionale şi reţeaua automatizată de informare şi documentare arhivistică, stabileşte măsuri pentru corelarea tehnică şi metodologică şi pentru colaborarea serviciilor de informare şi documentare arhivistică şi a compartimentelor similare din cadrul Sistemului naţional de informare şi documentare;

g) elaborează şi editează "Revista Arhivelor" şi alte publicaţii de specialitate, destinate informării şi sprijinirii cercetării ştiinţifice, precum şi punerii în valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României;

h) asigură, prin Facultatea de Arhivistică şi Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică, pregătirea şi specializarea personalului necesar desfăşurării activităţilor arhivistice;

i) la cerere sau din oficiu atestă dacă un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Naţional al României;

j) autorizează scoaterea temporară peste graniţă a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în scopul expunerii sau documentării cu ocazia unor manifestări ştiinţifice sau culturale internaţionale;

k) întreţine şi dezvoltă relaţii cu organele şi instituţiile similare din străinătate, în vederea informării reciproce în domeniul arhivistic şi al schimbului de documente şi de reproduceri de pe acestea; asigură aplicarea convenţiilor şi acordurilor internaţionale privind domeniul arhivistic şi participă la congrese, conferinţe, reuniuni şi consfătuiri arhivistice internaţionale;

l) asigură aplicarea prevederilor legislaţiei în vigoare în realizarea protecţiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, respectiv în apărarea secretului de stat, paza şi conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât şi la mobilizare sau război. 

Art. 6. ‒ În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează un consiliu ştiinţific, format din specialişti ai Arhivelor Naţionale, cercetători, cadre didactice universitare şi specialişti din ministerele interesate, care analizează, dezbate şi face propuneri în probleme privind normele şi metodologiile specifice de lucru, publicaţiile de specialitate, precum şi dezvoltarea întregii activităţi arhivistice. Modul de organizare şi funcţionare, precum şi componenţa consiliului ştiinţific se stabilesc prin regulament de organizare şi funcţionare, aprobat de directorul Arhivelor Naţionale. 

CAPITOLUL III

Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente

SECŢIUNEA I

Evidenţa documentelor

Art. 7. ‒ Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii. 

Art. 8. ‒ (1) Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii. 

(2) Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori, de către serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1. 

Art. 9. ‒ (1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi 3. 

(2) Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. 

(3) Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu avizul Arhivelor Naţionale sau al serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, în funcţie de creatorii la nivel central sau local, în urma selecţionării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamităţi naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil şi de neînlăturat. 

SECŢIUNEA II

Selecţionarea documentelor

Art. 10. ‒ (1) În cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de creatorii la nivel central, iar în cadrul serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale funcţionează câte o comisie de selecţionare a documentelor, care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de ceilalţi creatori. 

(2) Modul de organizare şi atribuţiile comisiilor prevăzute la alin. (1) se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistică, aprobate de directorul Arhivelor Naţionale. 

Art. 11. ‒ (1) În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membri numiţi din rândul specialiştilor proprii. Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5. 

(2) Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor şi deţinătorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul celorlalţi creatori şi deţinători de documente. 

(3) Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale comisiilor prevăzute la alin. (2). 

(4) În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea documentelor ce urmează a fi arhivate. 

SECŢIUNEA III

Păstrarea documentelor

Art. 12. ‒ (1) Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege.

(2) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă. Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor. 

(3) Arhivele Naţionale şi serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor. 

(4) Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor. 

(5) Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate în arhiva societăţilor reglementate de Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, la care deţine cel puţin 50% plus o acţiune din capitalul social. 

SECŢIUNEA IV

Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale

Art. 13. ‒ (1) Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale şi la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după cum urmează:

a) documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;

b) documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de ani de la crearea lor;

c) documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;

d) actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;

e) matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate însemnele legale şi denumirea completă a unităţii, după scoaterea lor din uz. 

(2) Documentele create şi deţinute de Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului pot fi duse spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale din momentul în care, prin ordin al preşedintelui Autorităţii pentru Administrarea Activelor Statului, se constată că nu mai sunt necesare pentru desfăşurarea activităţii curente. 

Art. 14. ‒ (1) Creatorii şi deţinătorii de arhivă pot deţine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului Arhivelor Naţionale, în cazul creatorilor şi deţinătorilor la nivel central, şi a şefilor serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, pentru ceilalţi creatori şi deţinători, în condiţiile respectării prevederilor prezentei legi. 

(2) Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază, alte organe cu atribuţii în domeniul siguranţei naţionale, precum şi Academia Română îşi păstrează documentele proprii în condiţiile prezentei legi şi după expirarea termenelor prevăzute la art. 13. 

Art. 15. ‒ (1) Organizaţiile particulare şi persoanele fizice care deţin documente din Fondul Arhivistic Naţional al României le pot depune la Arhivele Naţionale sub formă de custodie sau donaţie, scutite de taxe şi impozite. 

(2) Deţinătorul care doreşte să vândă documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, care au prioritate la cumpărarea oricăror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României şi care trebuie să se pronunţe în termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării. 

Art. 16. ‒ Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de către creatorii şi deţinătorii de documente. 

Art. 17. ‒ Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 14 şi 15, sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin, la expirarea termenelor de depunere a acestora. 

Art. 18. ‒ (1) În cazul declarării falimentului, în condiţiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică, în sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice. 

(2) În cazul încetării, în condiţiile legii, a activităţii unei persoane fizice autorizate sau a activităţii unui profesionist care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau în cazul în care aceştia solicită, în mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alcătuiesc arhiva se pot prelua de către persoana fizică asociată, de către profesionistul asociat sau de către organizaţia profesională din care aceştia fac parte, la solicitarea expresă a acestora. 

(3) Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile cetăţenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora. 

(4) În cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanţarea transferului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de către lichidator, din fondul de lichidare, în condiţiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenţei, cu modificările şi completările ulterioare, sau, după caz, din averea debitorului. 

(5) În vederea realizării activităţilor prevăzute la alin. (1)-(4) se instituie obligaţia notificării Arhivelor Naţionale sau, după caz, a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după cum urmează:

a) de către lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolvenţei unui creator sau deţinător de documente şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi;

b) de către operatorii economici prevăzuţi la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1) cu privire la documentele preluate în baza contractelor prevăzute la alin. (1);

c) de către persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au în păstrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiinţaţi cu privire la predarea arhivei şi, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare şi administrare documentele creatorilor dizolvaţi. 

(6) În scopul informării publice se instituie obligaţia de a publica informaţii relevante privind situaţia documentelor preluate de la creatorii dizolvaţi, astfel:

a) pentru operatorii economici prevăzuţi la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;

b) pentru Arhivele Naţionale, ca urmare a notificării prevăzute la alin. (5), prin pagina proprie de internet. 

Art. 19. ‒ (1) Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le deţin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obţinerea autorizaţiei de funcţionare din partea Arhivelor Naţionale sau a serviciilor judeţene/Serviciului Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz. 

(2) Autorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, dacă sunt îndeplinite cumulativ condiţiile referitoare la:

a) competenţa profesională ‒ operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de muncă, având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice;

b) baza materială ‒ operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spaţii, dotări pentru personal în vederea începerii şi desfăşurării activităţilor prevăzute la alin. (1);

c) existenţa unor reglementări interne de practică arhivistică, în conformitate cu prevederile legii. 

(3) Autorizaţia de funcţionare se eliberează pentru o perioadă de 3 ani şi poate fi reînnoită pentru aceeaşi perioadă. 

(4) Autorizaţia de funcţionare se reînnoieşte obligatoriu, înainte de împlinirea perioadei prevăzute la alin. (3), în cazul schimbării sediului principal, fuziunii sau divizării operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice. 

(5) Pentru reînnoirea autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice depune la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, documentaţia actualizată care face dovada îndeplinirii condiţiilor prevăzute la alin. (2). 

Art. 20. ‒ (1) Autorizaţia de funcţionare se suspendă de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, pentru o perioadă care nu va putea depăşi 3 luni, în următoarele situaţii:

a) când se constată că operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu mai îndeplineşte condiţiile care au stat la baza eliberării acesteia, conform art. 19 alin. (2);

b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice desfăşoară alte servicii arhivistice decât cele pentru care s-a eliberat autorizaţia de funcţionare;

c) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a fost sancţionat contravenţional de cel puţin 3 ori într-un an, pentru fapte prevăzute de prezenta lege. 

(2) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare intră în vigoare în termen de 5 zile de la data notificării de către Arhivele Naţionale sau serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz. 

(3) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare constă în interzicerea dreptului operatorului economic care prestează servicii arhivistice de a încheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe perioada suspendării şi până la data stabilită în notificarea prevăzută la alin. (2), operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice are obligaţia de a dispune măsurile necesare pentru înlăturarea sau încetarea situaţiilor care au stat la baza suspendării. 

(4) Contractele prevăzute la alin. (3), încheiate pe perioada suspendării, sunt lovite de nulitate absolută. 

Art. 21. ‒ (1) Autorizaţia de funcţionare se retrage de către Arhivele Naţionale sau de către serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, în următoarele situaţii:

a) la cererea operatorului economic autorizat să presteze servicii arhivistice;

b) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice a furnizat documente conţinând informaţii eronate cu ocazia solicitării eliberării/reînnoirii autorizaţiei de funcţionare;

c) când, la împlinirea perioadei de suspendare a autorizaţiei de funcţionare dispuse potrivit art. 20 alin. (1) lit. a), operatorul economic nu îndeplineşte condiţiile care au stat la baza eliberării acesteia;

d) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu respectă interdicţia stabilită la art. 20 alin. (3) sau nu îşi îndeplineşte obligaţiile ce îi revin până la data stabilită în notificarea comunicată de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz;

e) în cazul suspendării autorizaţiei de funcţionare, de două ori într-un interval de un an;

f) când operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice nu a desfăşurat servicii arhivistice timp de 2 ani de la data eliberării autorizaţiei de funcţionare. 

(2) Autorizaţia de funcţionare se retrage:

a) de la data solicitată de operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice;

b) în termen de 30 de zile de la data notificării de către Arhivele Naţionale sau de către serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, în situaţiile prevăzute la alin. (1) lit. b)-f). 

Art. 22. ‒ (1) Contractele având ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie să conţină clauze exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice, în cazul încetării activităţii acestuia, către un alt operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice. 

(2) Contractele încheiate cu nerespectarea obligaţiei prevăzute la alin. (1) sunt lovite de nulitate absolută. 

Art. 23. ‒ Procedura de notificare şi conţinutul notificării prevăzute la art. 18 alin. (5), datele care se introduc în registrul prevăzut la art. 25 alin. (1) şi condiţiile privind gestionarea acestuia, precum şi procedurile de eliberare, reînnoire, suspendare sau retragere a autorizaţiei se stabilesc prin norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne2), care se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I. 

Art. 24. ‒ (1) Creatorii şi/sau deţinătorii de documente, persoane juridice, care îşi schimbă regimul de proprietate sau îşi modifică obiectul de activitate, precum şi noii deţinători care preiau patrimoniul au obligaţia să dispună măsuri pentru păstrarea, conservarea şi evidenţa arhivei, în condiţiile prevăzute de lege. 

(2) Creatorii şi/sau deţinătorii de documente prevăzuţi la alin. (1), precum şi operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice sunt obligaţi să ia măsuri împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării fără drept a documentelor din arhivă. 

(3) Depozitarea documentelor prevăzute la alin. (2) se face în spaţii şi în condiţii corespunzătoare, avizate de Arhivele Naţionale sau de serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz. 

(4) Carnetele de muncă se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, după caz. 

Art. 25. ‒ (1) Arhivele Naţionale asigură evidenţa generală a operatorilor economici autorizaţi să presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice. 

(2) Registrul prevăzut la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor la aceste informaţii se realizează cu respectarea termenelor şi procedurilor prevăzute de reglementările legale privind liberul acces la informaţiile de interes public. 

Art. 26. ‒ (1) Prin excepţie de la prevederile prezentei legi, birourile notariale, camerele notarilor publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România, după caz, sunt singurele entităţi care deţin, administrează, conservă şi protejează arhivele notariale. Aceste entităţi îşi exercită atribuţiile prevăzute de prezentul alineat, fără îndeplinirea vreunei condiţii prealabile de autorizare. 

(2) Birourile notariale, camerele notarilor publici şi Uniunea Naţională a Notarilor Publici, după caz, pot deţine, administra, conserva şi proteja şi alte arhive decât cele notariale, cu îndeplinirea tuturor condiţiilor prevăzute de prezenta lege. 

Art. 27. ‒ Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României o dată intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naţionale şi/sau ale serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepţia celor predate în custodie. 

CAPITOLUL IV

Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României

Art. 28. ‒ (1) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi folosite pentru: cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, acţiuni educative, elaborarea de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate. 

(2) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. 

(3) Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de reproduceri. 

Art. 29. ‒ (1) Creatorii ori deţinătorii de documente sau, după caz, succesorii în drepturi ai acestora sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice şi a persoanelor juridice, certificate, adeverinţe, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează ori le deţin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant. 

(2) Serviciile prestate de către Arhivele Naţionale pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice şi ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost, în condiţiile prevăzute de lege. 

(3) Serviciile arhivistice prestate în condiţiile alin. (1) de către operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice se efectuează contra cost, pe baza unor tarife ale căror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Naţională a Practicienilor în Insolvenţă din România, cu avizul Arhivelor Naţionale. 

Art. 30. ‒ (1) Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau cele a căror integritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare. 

(2) Fac parte din această categorie documentele care:

a) privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului român, potrivit prevederilor constituţionale şi ale legislaţiei în vigoare;

b) pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului;

c) sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de comisia de specialitate şi consemnată într-un proces-verbal;

d) nu sunt prelucrate arhivistic. 

(3) Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6. 

CAPITOLUL V

Personalul arhivelor

Art. 31. ‒ (1) Creatorii şi deţinătorii de documente, prevăzuţi la art. 2, persoane juridice, au obligaţia de a înfiinţa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în funcţie de valoarea şi cantitatea acestora. 

(2) Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, structura şi competenţa acestor compartimente de arhivă vor fi stabilite de către conducerea unităţii creatoare şi deţinătoare de documente, cu avizul Arhivelor Naţionale sau, după caz, al serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. 

Art. 32. ‒ Formarea, atestarea şi perfecţionarea personalului de specialitate din Arhivele Naţionale, cât şi din celelalte unităţi creatoare şi deţinătoare de documente de arhivă se realizează prin Facultatea de Arhivistică şi prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică. 

Art. 33. ‒ Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naţionale va fi dimensionat în funcţie de calitatea şi specificul materialului documentar aflat în administrare şi face parte din categoria funcţionarilor publici. 

CAPITOLUL VI

Răspunderi şi sancţiuni

Art. 34. ‒ Nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravenţională, civilă sau penală. 

Art. 35. ‒ (1) Scoaterea peste graniţă fără drept, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la un an la 5 ani sau cu amendă. 

(2) Înstrăinarea, fără drept, a documentelor prevăzute la alin. (1) către persoane fizice sau juridice străine constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 2 la 7 ani. 

(3) Tentativa se pedepseşte. 

Art. 36. ‒ Constituie contravenţii la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni:

a) neinventarierea documentelor sau neîntocmirea de către creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. (2);

b) nepredarea de către compartimentele unităţii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9;

c) neselecţionarea documentelor create şi deţinute de către persoane juridice, la termenele prevăzute în nomenclatorul propriu, de către comisia de selecţionare a documentelor, în condiţiile prevăzute la art. 11;

d) neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhivă, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12;

e) nepredarea, la Arhivele Naţionale şi, după caz, la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, la expirarea termenelor prevăzute la art. 13;

f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României de către persoane fizice sau persoane juridice, fără respectarea priorităţii Arhivelor Naţionale de a le cumpăra, potrivit prevederilor art. 15 alin. (2);

g) nedepunerea la Arhivele Naţionale sau la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, de către creatorii şi deţinătorii de documente de arhivă, a inventarelor pe care le deţin la expirarea termenelor de depunere, în condiţiile prevăzute la art. 17;

h) nerespectarea obligaţiilor prevăzute la art. 18 alin. (4) şi alin. (5) lit. a), art. 19 alin. (1) şi (4), art. 24 şi art. 29 alin. (1), precum şi practicarea de servicii arhivistice cu depăşirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 29 alin. (3);

i) nerespectarea de către toţi creatorii şi deţinătorii de documente a condiţiilor de păstrare, conservare, punere în valoare, publicitate, precum şi a celor de acces la documente, în condiţiile legii. 

Art. 37. ‒ (1) Contravenţiile prevăzute la art. 36 se sancţionează cu amendă de la 1.000 lei la 25.000 lei. 

(2) Amenda se aplică şi persoanei juridice. 

(3) În cazul contravenţiilor prevăzute la art. 36 lit. f), Arhivele Naţionale pot solicita instanţei judecătoreşti anularea actului de vânzare, chiar şi după expirarea termenului de prescripţie a răspunderii contravenţionale, în condiţiile legii civile. 

Art. 38. ‒ Constatarea contravenţiilor prevăzute la art. 36 şi aplicarea sancţiunilor se fac de către împuterniciţii Arhivelor Naţionale şi, după caz, ai serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale. 

Art. 39. ‒ Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenţiei se poate face plângere, în termen de 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârşită contravenţia. 

Art. 40. ‒ Contravenţiilor prevăzute în prezenta lege la sunt aplicabile dispoziţiile Ordonanţei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările şi completările ulterioare. 

CAPITOLUL VII

Dispoziţii finale şi tranzitorii

Art. 41. ‒ Creatorii şi/sau deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau, după caz, serviciilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, documentele care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii, precum şi măsurile dispuse în vederea arhivării documentelor create sau deţinute de aceştia. 

Art. 42. ‒ Denumirile Direcţia Generală a Arhivelor Statului şi Arhivele Statului, folosite în actele normative în vigoare, se înlocuiesc cu denumirea Arhivele Naţionale. 

Art. 43. ‒ Dispoziţiile din prezenta lege referitoare la serviciile judeţene ale Arhivelor Naţionale se aplică, în mod corespunzător, şi Serviciului Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale. 

Art. 44. ‒ Anexele nr. 1-6 fac parte integrantă din prezenta lege. 

Art. 45. ‒ Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naţional al Republicii Socialiste România, cu modificările ulterioare, precum şi orice alte dispoziţii contrare prevederilor prezentei legi se abrogă.

ANEXA nr. 1

Aprob, Preşedintele Consiliului de administraţie, (director)  .....................
	Se confirmă.  Directorul Arhivelor Naţionale (Şeful Serviciului Judeţean ..... al Arhivelor Naţionale)  ......................

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAŢIONAL

aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. ............ din ........... 

Direcţia	Serviciile	Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)	Termenul de păstrare	Observaţii
Direcţia secretariat şi administrativă	A. Serviciul secretariat	1 ............  2 ............  3 ............	Permanent 10 ani 5 ani
	B. Serviciul administrativ	1 ............  2 ............  3 ............	Permanent 10 ani 5 ani

ANEXA nr. 2:

...................  (denumirea creatorului)  ..................  (denumirea compartimentului)

INVENTARUL PE ANUL ................  pentru documentele care se păstrează permanent sau temporar

Nr.  crt.

Indicativul dosarului după nomenclator

Conţinutul pe scurt al dosarului, registrului etc.

Datele extreme

Numărul filelor

Observaţii

Prezentul inventar format din ............. file conţine ................ dosare, registre, condici, cartoteci etc. 

Numerele ................ au fost lăsate la .................., nefiind încheiate. 

La preluare au lipsit dosarele de la nr. .............................................. . 

Astăzi, .........................., s-au preluat .................... dosare. 

Am predat, ..................

Am primit, .................

Format A4

ANEXA nr. 3

Instituţia ................................................................................................. 

(regie autonomă, societate reglementată de Legea nr. 31/1990,

republicată, cu modificările şi completările ulterioare)

PROCES-VERBAL

da predare-primire a documentelor

Astăzi, .............................................., subsemnaţii, ........................................, delegaţi ai compartimentului ......................................, şi ................................, arhivarul instituţiei ..................................., am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în perioada ........................... de către serviciul menţionat, în cantitate de ................... dosare. 

Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ...................... pagini dactilografiate, conform dispoziţiilor legale. 

Am predat, ..................

Am primit, .................

ANEXA nr. 4

REGISTRU DE EVIDENŢĂ

a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice 

Nr.  crt.	Preluări Data	Denumirea compartimentului	Datele extreme ale documentelor	Numărul de dosare		Ieşiri din arhivă
				După inventar	Primite efectiv
1	2	3	4	5	6	7

ANEXA nr. 5:

............................. 

(denumirea creatorului) 

............................. 

............................. 

      (sediul) 

PROCES-VERBAL nr. ...................... 

Comisia de selecţionare, numită prin Ordinul nr. ................. din ................., selecţionând în şedinţele din .................. documentele din anii3)................, avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii. 

Preşedinte, ...................  (numele şi prenumele)  Semnătura ..................  Membri,

.....................  (numele şi prenumele)  Semnătura .....................  .....................  .....................

Secretar, .....................  (numele şi prenumele)  Semnătura .....................  .....................

Format A5

ANEXA nr. 6

LISTA

termenelor după care pot fi date în cercetare documentele privind interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor 

‒ documentele medicale, după 100 de ani de la crearea lor; 

‒ registrele de stare civilă, după 100 de ani de la crearea lor; 

‒ dosarele personale, după 75 de ani de la crearea lor; 

‒ documentele privind viaţa privată a unei persoane, după 40 de ani de la moartea acesteia; 

‒ documentele referitoare la siguranţa şi integritatea naţională, după 100 de ani de la crearea lor; 

‒ documentele privind afacerile criminale, după 90 de ani de la crearea lor; 

‒ documentele privind politica externă, după 50 de ani de la crearea lor; 

‒ documente ale societăţilor cu capital privat reglementate de Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, după 50 de ani de la crearea lor; 

‒ documentele fiscale, după 50 de ani de la creare; 

‒ documentele notariale şi judiciare, după 90 de ani de la crearea lor. 

NOTA:

Reproducem mai jos prevederile art. II-IV din Legea nr. 138/2013, care nu au fost încorporate în forma republicată a Legii nr. 16/1996 şi care se aplică în continuare ca dispoziţii proprii ale Legii nr. 138/2013:

„Art. II. ‒ (1) Operatorii economici care, la data intrării în vigoare a prezentei legi, prestează servicii arhivistice au obligaţia ca în termen de un an de la data intrării în vigoare a prezentei legi4) să solicite eliberarea autorizaţiei de funcţionare, în condiţiile Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege. 

(2) Operatorii economici prestatori de servicii arhivistice care, la data împlinirii termenului prevăzut la alin. (1), nu îndeplinesc condiţiile stabilite de Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, îşi încetează activitatea în domeniul serviciilor arhivistice. 

(3) Sancţiunea prevăzută la art. 184 alin. (2)5) din Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, operează şi în cazul contractelor încheiate anterior intrării în vigoare a prezentei legi4), dacă la data împlinirii termenului prevăzut la alin. (1) nu respectă prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege. 

Art. III. ‒ Arhivele create de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, şi preluate în custodie de către persoane juridice, pe baza acordului Arhivelor Naţionale, până la data intrării în vigoare a prezentei legi, rămân în custodia acelor persoane juridice. 

Art. IV. ‒ (1) În cazul creatorilor de documente desfiinţaţi la data intrării în vigoare a prezentei legi4) şi a căror arhivă există, documentele cu valoare istorică în sensul prevederilor art. 2 din Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, se preiau de către Arhivele Naţionale sau de către serviciile judeţene/Serviciul Municipiului Bucureşti ale/al Arhivelor Naţionale, după caz, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile referitoare ta stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetăţenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice. 

(2) În cazul creatorilor de documente desfiinţaţi la data intrării în vigoare a prezentei legi4), ale căror documente se află în păstrare sau în custodie la persoane fizice sau juridice, inclusiv la casele teritoriale de pensii, finanţarea transferului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face din bugetul operatorului autorizat de servicii arhivistice. 

(3) Pentru situaţia prevăzută la alin. (1), prevederile art. 18 alin. (5) şi (6) din Legea nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi cu cele aduse prin prezenta lege, se aplică în mod corespunzător."

---

*)  Republicată în temeiul art. 248 din Legea nr. 187/2012 pentru punerea în aplicare a Legii nr. 286/2009 privind Codul penal, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 757 din 12 noiembrie 2012, rectificată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 117 din 1 martie 2013, cu modificările ulterioare, dându-se textelor o nouă numerotare. 

Legea nr. 16/1996 a fost publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 71 din 9 aprilie 1996 şi ulterior a fost modificată şi completată prin: 

‒ Legea nr. 358/2002 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 476 din 3 iulie 2002; 

‒ Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 486 din 5 iunie 2006, aprobată cu modificări prin Legea nr. 474/2006, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1.016 din 21 decembrie 2006; 

‒ Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autorităţi şi instituţii publice, raţionalizarea cheltuielilor publice, susţinerea mediului de afaceri şi respectarea acordurilor-cadru cu Comisia Europeană şi Fondul Monetar Internaţional, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 761 din 9 noiembrie 2009, cu modificările şi completările ulterioare; 

‒ Legea nr. 138/2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 253 din 7 mai 2013. 

1) A se vedea Hotărârea Guvernului nr. 1.376/2009 privind înfiinţarea, organizarea şi funcţionarea Arhivelor Naţionale, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I. nr. 805 din 25 noiembrie 2009, cu modificările ulterioare. 

2) A se vedea Ordinul ministrului afacerilor interne nr. 137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 619 din 4 octombrie 2013. 

3) Anii extremi. 

4) Legea nr. 138/2013 a intrat în vigoare la data de 10 mai 2013. 

5) Devenit art. 22 alin. (2) în forma republicată a Legii nr. 16/1996, prin renumerotare.