Hotărârea Guvernului nr. 895/2007

M. Of. nr. 561 din 15 august 2007

 

GUVERNUL ROMÂNIEI

 

HOTĂRÂRE

privind stabilirea cadrului instituţional pentru planificarea financiară, coordonarea, implementarea şi auditarea utilizării fondurilor acordate României prin Facilitatea Schengen

 

În temeiul art. 108 din Constituţia României, republicată,

având în vedere prevederile Legii nr. 157/2005 pentru ratificarea Tratatului dintre Regatul Belgiei, Republica Cehă, Regatul Danemarcei, Republica Federală Germania, Republica Estonia, Republica Elenă, Regatul Spaniei, Republica Franceză, Irlanda, Republica Italiană, Republica Cipru, Republica Letonia, Republica Lituania, Marele Ducat al Luxemburgului, Republica Ungară, Republica Malta, Regatul Ţărilor de Jos, Republica Austria, Republica Polonă, Republica Portugheză, Republica Slovenia, Republica Slovacă, Republica Finlanda, Regatul Suediei, Regatul Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord (state membre ale Uniunii Europene) şi Republica Bulgaria şi România privind aderarea Republicii Bulgaria şi a României la Uniunea Europeană, semnat de România la Luxemburg la 25 aprilie 2005, precum şi al art. 4 alin. (4) din Hotărârea Guvernului nr. 620/2007 privind modalitatea de utilizare a fondurilor alocate de Uniunea Europeană prin intermediul Facilităţii Schengen şi pentru fluxurile de numerar,

Guvernul României adoptă prezenta hotărâre. 

Art. 1. – Obiectul prezentei hotărâri îl constituie stabilirea cadrului instituţional pentru coordonarea, implementarea şi gestionarea asistenţei financiare comunitare acordate României prin Facilitatea Schengen. 

Art. 2. – În sensul prezentei hotărâri, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele înţelesuri:

a) Facilitatea Schengen se defineşte potrivit art. 2 lit. c) din Hotărârea Guvernului nr. 620/2007 privind modalitatea de utilizare a fondurilor alocate de Uniunea Europeană prin intermediul Facilităţii Schengen şi pentru fluxurile de numerar;

b) Planul indicativ este documentul de planificare strategică şi programare financiară, care are ca scop să orienteze şi să stimuleze activitatea de atingere a obiectivului vizând aderarea la Spaţiul Schengen;

c) autoritatea competentă este autoritatea publică prin care se asigură gestionarea asistenţei financiare din Facilitatea Schengen;

d) autoritatea de certificare este autoritatea publică desemnată să certifice cheltuielile realizate în cadrul proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen;

e) autoritatea de contractare şi plată reprezintă autoritatea publică desemnată să elaboreze şi să înainteze cererile de plată şi să primească de la Comisia Europeană sumele aferente Facilităţii Schengen;

f) autoritatea de audit este un organism independent care efectuează auditul extern al fondurilor comunitare în conformitate cu procedurile proprii şi standardele internaţionale de audit acceptate;

g) organismele intermediare sunt instituţiile prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre, care, potrivit atribuţiilor delegate de autoritatea competentă sau de autoritatea de contractare şi plată, coordonează implementarea măsurilor din Planul indicativ al Facilităţii Schengen;

h) beneficiarii sunt organismele responsabile cu implementarea proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen şi destinatari ai bunurilor materiale şi serviciilor furnizate prin acest tip de proiecte. 

Art. 3. – În conformitate cu Decizia Comisiei Europene nr. C(2007)1.417 din 4 aprilie 2007 privind gestionarea şi controlul părţii consacrate acquis-ului Schengen din cadrul Facilităţii Schengen şi pentru fluxurile de numerar pentru perioada 2007–2009, denumită în continuare decizie, se înfiinţează următoarele sisteme şi funcţii:

a) Sistem de monitorizare, care este coordonat de Comitetul de monitorizare, organizat la nivel interinstituţional, cu următoarea componenţă: autoritatea competentă, autoritatea de certificare, autoritatea de contractare şi plată şi organismele intermediare. În cadrul Comitetului de monitorizare autoritatea de audit are calitatea de observator. Comitetul de monitorizare funcţionează pe lângă Ministerul Internelor şi Reformei Administrative şi analizează stadiul proiectelor Facilităţii Schengen pentru fazele de contractare şi implementare. În acest sens, sunt elaborate raportări anuale şi semestriale şi acţiuni de verificare a îndeplinirii măsurilor concluzionate cu ocazia şedinţelor Comitetului de monitorizare;

b) sisteme de gestionare şi control instituite la nivelul tuturor instituţiilor implicate, în scopul stabilirii unui sistem eficient de control intern, al definirii clare a funcţiilor cu care este învestită autoritatea competentă şi pentru a fi asigurată o pistă de audit suficientă, în conformitate cu prevederile deciziei. Sistemele de gestionare şi control trebuie să prevadă proceduri destinate verificării veridicităţii cheltuielilor declarate şi, în special, îndeplinirea acţiunilor, precum şi eligibilitatea cheltuielilor până la concurenţa părţii corespunzătoare Facilităţii Schengen, în conformitate cu prevederile deciziei;

c) sisteme de verificare şi inspecţii la faţa locului la nivelul tuturor instituţiilor implicate, care trebuie să cuprindă controale ale acţiunilor efectuate de către un organism de control independent, pe baza unei eşantionări corespunzătoare şi care trebuie să vizeze în special examinarea, de o manieră selectivă pe baza unei analize a riscurilor, a declaraţiilor de cheltuieli elaborate la diferitele niveluri în cauză;

d) sisteme de gestiune financiară la nivelul autorităţii de contractare şi plată, care trebuie să cuprindă proceduri de verificare a conturilor, proceduri contradictorii, mecanisme de corecţii financiare, mecanisme de rambursări, în conformitate cu prevederile deciziei;

e) Ofiţerul responsabil de program – Facilitatea Schengen, structură care se înfiinţează în cadrul autorităţii competente şi a organismelor intermediare. Ofiţerul responsabil de program are următoarele atribuţii:

1. coordonează, îndrumă şi răspunde de gestionarea din punct de vedere tehnic a proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen;

2. organizează şi urmăreşte activităţile de programare, implementare, monitorizare şi evaluare a proiectelor din acest program;

3. reprezintă instituţia din care face parte în relaţia cu omologii acesteia din cadrul celorlalte autorităţi prevăzute la art. 2 şi din cadrul instituţiilor europene;

4. aprobă sau avizează, după caz, procedurile interne de lucru ale structurilor de gestionare a fondurilor Facilităţii Schengen. 

Art. 4. – Se desemnează Ministerul Internelor şi Reformei Administrative ca autoritate competentă pentru coordonarea implementării asistenţei comunitare prin Facilitatea Schengen. 

Art. 5. – (1) Autoritatea competentă are următoarele atribuţii principale:

a) înfiinţează un punct unic de contact răspunzător de schimbul de informaţii cu unităţile angajate în folosirea mijloacelor fondului şi de menţinerea contactelor curente cu reprezentanţii Comisiei Europene;

b) elaborează împreună cu organismele intermediare şi cu beneficiarii Planul indicativ;

c) asigură corelarea măsurilor din Planul indicativ cu Planul de acţiune Schengen şi cu celelalte documente programatice în domeniul Schengen;

d) verifică obţinerea rezultatelor generale şi a impactului definit prin Planul indicativ prin controale la faţa locului şi rapoartele periodice elaborate de autorităţile implicate în gestionarea proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen;

e) coordonează armonizarea cadrului instituţional şi dezvoltarea capacităţii administrative de gestionare şi implementare a Facilităţii Schengen şi urmăreşte consolidarea şi extinderea parteneriatelor în procesul de planificare, precum şi în toate fazele de implementare ale Planului indicativ;

f) elaborează un sistem funcţional şi integrat de colectare şi prelucrare a informaţiilor şi datelor statistice privind implementarea Planului indicativ, monitorizarea şi evaluarea asistenţei comunitare acordate României prin Facilitatea Schengen;

g) asigură realizarea şi funcţionarea sistemului informatic privind managementul financiar şi tehnic şi auditul fondurilor acordate prin Facilitatea Schengen;

h) elaborează, pe baza rapoartelor anuale de implementare ale beneficiarilor, raportul anual de implementare al Facilităţii Schengen şi, după aprobarea acestuia de către Comisia naţională de autoevaluare Schengen, îl transmite Comisiei Europene spre analiză, observaţii şi recomandări;

i) transmite spre aprobare Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen proiectele răspunsurilor la recomandările primite de la Comisia Europeană;

j) înaintează spre aprobare Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen propunerile de modificare a Planului indicativ, prin realocarea de fonduri între proiectele finanţate prin Facilitatea Schengen;

k) asigură şi urmăreşte îndeplinirea cerinţelor cu privire la informarea, transparenţa şi publicitatea asistenţei acordate prin Facilitatea Schengen;

l) asigură implementarea eventualelor modificări ale Planului indicativ propuse de autoritatea de evaluare, ca urmare a evaluării intermediare, şi informează în mod corespunzător Comisia Europeană;

m) participă, în parteneriat cu Comisia Europeană, la realizarea evaluării ex-post a implementării Planului indicativ şi prezintă autorităţii de evaluare şi autorităţii de certificare rezultatele şi concluziile acestei evaluări;

n) răspunde, împreună cu autoritatea de contractare şi plată şi cu beneficiarii, pentru respectarea măsurilor din Planul indicativ aprobat şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate prin Facilitatea Schengen, aplicând un management financiar şi tehnic riguros şi transparent;

o) elaborează manualul de implementare şi utilizare a fondurilor acordate prin Facilitatea Schengen şi manualul de audit intern pentru Facilitatea Schengen, în cooperare cu autorităţile implicate;

p) în baza recomandărilor Comisiei Europene de elaborare a Planului indicativ, elaborează criteriile de selecţie a proiectelor şi aprobă proiectele selectate de către organismele intermediare;

q) transmite autorităţii de contractare şi plată rapoarte privind recuperarea sumelor rămase de recuperat, stabilite de Comisia Europeană, precum şi a celor neutilizate;

r) ţine evidenţa sumelor recuperabile din plăţile deja făcute din Facilitatea Schengen şi se asigură că sumele sunt recuperate fără întârzieri nejustificate;

s) răspunde pentru utilizarea eficientă, efectivă şi transparentă a fondurilor stabilite prin Planul indicativ;

t) sprijină activităţile de evaluare a implementării Planului indicativ şi informează Comisia naţională de autoevaluare Schengen asupra rezultatelor acestora şi asupra modalităţilor propuse pentru implementarea recomandărilor evaluărilor;

u) furnizează informaţii privind absorbţia fondurilor, conform datelor cuprinse în Planul indicativ;

v) participă la reuniunile Comisiei Europene în vederea examinării rezultatelor anului precedent;

w) asigură existenţa procedurilor privind realizarea unui audit corespunzător şi furnizarea unei piste de audit adecvate;

x) elaborează proceduri detaliate privind monitorizarea punerii în aplicare a acţiunilor şi primirea, înregistrarea şi procesarea cererilor, care trebuie să cuprindă şi descrierea tuturor documentelor care urmează a fi folosite;

y) întocmeşte certificatul privind eligibilitatea cheltuielilor cuprinse în declaraţia finală de cheltuieli, pe care o transmite Comisiei Europene;

z) se asigură că există un sistem de control suficient pentru verificarea autenticităţii cheltuielilor, a respectării cadrului legal comunitar şi naţional aplicabil şi a respectării termenilor de acordare a asistenţei financiare prin Facilitatea Schengen de către Comisia Europeană;

aa) se asigură de existenţa unei piste de audit. 

(2) Autoritatea competentă îndeplineşte şi alte atribuţii, în condiţiile legii. 

(3) Planul indicativ se supune aprobării Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen, constituită potrivit Hotărârii Guvernului nr. 882/2006 privind constituirea Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen, iar ulterior se negociază cu Comisia Europeană pentru gestionarea sumelor acordate prin Facilitatea Schengen. 

Art. 6. – Autoritatea competentă poate delega competenţe proprii diferitelor structuri de specialitate proprii, precum şi altor instituţii ale administraţiei publice centrale, prin acorduri interinstituţionale. 

Art. 7. – (1) Se desemnează Oficiul pentru Plăţi şi Contractare PHARE, denumit în continuare OPCP, din cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor, pentru îndeplinirea funcţiei de autoritate de contractare şi plată pentru asistenţa acordată prin Facilitatea Schengen. 

(2) În acest sens, OPCP trebuie să prevadă în statutul propriu de organizare un număr de funcţii necesar pentru a-şi îndeplini atribuţiile funcţionale. 

Art. 8. – Autoritatea de contractare şi plată are următoarele atribuţii principale:

a) organizează licitaţiile pentru achiziţiile finanţate din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen, este responsabilă pentru derularea acestora şi evaluează dosarele de licitaţie din punctul de vedere al formalităţii documentaţiei şi al completitudinii acesteia;

b) deschide un cont în care vor fi virate sumele aferente proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen;

c) primeşte cereri de plată de la contractori şi atestă faptul că acestea reflectă în mod corespunzător operaţiunile selectate şi că includ numai cheltuieli realizate efectiv în perioada de referinţă, care pot fi dovedite în mod corespunzător;

d) primeşte lunar sumele aferente proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen pentru care este autoritate de contractare şi plată;

e) efectuează plăţile reglementate prin prezenta hotărâre în conformitate cu cerinţele Comisiei Europene;

f) transmite cereri Comisiei Europene pentru corectarea, dacă este necesar, a plăţii soldului final al asistenţei, în termen de 9 luni de la data transferării sumelor aferente soldului final;

g) furnizează autorităţii competente evidenţe detaliate privind plăţile efectuate în vederea transmiterii acestora către Comisia Europeană;

h) restituie Comisiei Europene sumele neutilizate sau plătite în mod eronat din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen;

i) trimite anual către autoritatea competentă declaraţia referitoare la sumele rămase de recuperat la acea dată;

j) asigură menţinerea evidenţelor financiare privind operaţiunile pe care le derulează;

k) informează autoritatea competentă periodic, la termenele stabilite de comun acord cu aceasta, referitor la stadiul plăţilor efectuate;

l) primeşte de la organismul intermediar, în formate standard, documentaţia de licitaţie elaborată conform legii şi asigură transparenţa procedurii de licitaţie;

m) verifică actualizarea corespunzătoare a rapoartelor privind implementarea programelor elaborate de organismele intermediare;

n) verifică din punct de vedere procedural documentaţia licitaţiei pregătită de organismele intermediare;

o) verifică şi solicită modificări ale contractului, dacă este necesar, pentru asigurarea conformităţii cu reglementările legislaţiei comunitare şi naţionale în vigoare;

p) asigură pregătirea corespunzătoare a dosarelor de licitaţie;

q) transmite dosarele de licitaţie către ofertanţi;

r) verifică şi aprobă componenţa comisiilor de evaluare sub aspectul competenţei membrilor acesteia, pregătirii şi imparţialităţii faţă de domeniul licitaţiei şi ofertanţi;

s) asigură, în condiţiile legii, derularea procedurilor de evaluare a ofertelor depuse în cadrul licitaţiei;

t) furnizează consultanţă şi sprijin administrativ necesar pentru efectuarea evaluărilor şi asigurarea pregătirii corespunzătoare a raportului de evaluare care trebuie întocmit de comisia de evaluare;

u) atribuie contractele încheiate în cadrul proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen, în vederea asigurării respectării procedurilor administrative ale Facilităţii Schengen;

v) negociază contractele beneficiind de asistenţa tehnică necesară din partea organismului intermediar şi, împreună cu acesta, elaborează proiectele de contract şi pregăteşte semnarea contractelor;

w) operaţionalizează şi asigură funcţionarea sistemului contabil necesar administrării financiare a fondurilor programului Facilitatea Schengen;

x) utilizează registre contabile şi înregistrarea contabilă adecvată a tuturor plăţilor la nivel de program, proiect sau contract;

y) operează în conturile financiare, în condiţiile efectuării tuturor verificărilor standard şi a reconcilierilor bancare necesare;

z) solicită autorizarea de plată „citit şi aprobat” din partea organismului intermediar sau, după caz, returnează contractorului cererea de plată pentru modificări;

aa) elaborează rapoartele privind situaţia financiară a fiecărui program;

bb) furnizează autorităţii competente şi organismelor intermediare, periodic, informaţii la zi privind planificarea licitaţiilor, a evaluării ofertelor şi a atribuirii contractelor;

cc) acordă consultanţă, la solicitarea organismelor intermediare, în probleme privind procedurile de achiziţii şi financiare;

dd) întreprinde măsurile necesare pentru asigurarea auditării conturilor de către autorităţile naţionale;

ee) cooperează cu Comisia Europeană, Curtea de Conturi şi sprijină aceste instituţii în îndeplinirea cerinţelor de audit;

ff) răspunde, împreună cu autoritatea competentă şi cu beneficiarii, pentru respectarea măsurilor din Planul indicativ aprobat şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate prin Facilitatea Schengen, aplicând un management financiar şi tehnic riguros şi transparent;

gg) îndeplineşte atribuţiile delegate de autoritatea competentă, precum şi alte atribuţii ce derivă în mod firesc din statutul de autoritate de contractare şi plăţi;

hh) primeşte toate scrisorile conţinând expresii de interes aferente procedurilor de licitaţie. 

Art. 9. – Se desemnează Direcţia generală financiară din cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative pentru îndeplinirea funcţiei de autoritate de certificare pentru asistenţa acordată prin Facilitatea Schengen. 

Art. 10. – Autoritatea de certificare are următoarele atribuţii principale:

a) elaborează şi transmite Comisiei Europene declaraţiile privind cheltuielile certificate;

b) verifică dacă cheltuiala a fost efectuată în interiorul perioadei de eligibilitate din decizie şi dacă aceasta poate fi justificată de facturi primite sau documente contabile echivalente ca valoare probativă;

c) verifică dacă activităţile care nu fuseseră finalizate la momentul când s-a făcut cererea de plată sunt justificate de desfăşurarea sau finalizarea acţiunii în conformitate cu termenii deciziei şi cu obiectivele acţiunii;

d) certifică faptul că declaraţia de plată este corectă, că a fost furnizată de sisteme de contabilitate competente şi se bazează pe documente verificabile;

e) certifică concordanţa cheltuielilor declarate cu normele europene şi naţionale şi faptul că au fost realizate având în vedere operaţiile selectate pentru finanţare în concordanţă cu criteriile aplicabile programului şi respectând regulile europene şi naţionale;

f) elaborează şi transmite Comisiei Europene declaraţii de certificare a cheltuielilor intermediare şi finale;

g) atestă faptul că informaţia primită despre procedurile şi verificările efectuate în legătură cu cheltuielile, inclusă în declaraţia de cheltuieli, oferă o bază adecvată pentru certificare;

h) verifică dacă sumele solicitate concordă cu informaţiile din baza de date, precum şi corectitudinea calculării sumei totale de cheltuieli eligibile;

i) certifică cheltuielile la nivelul beneficiarilor, organismelor intermediare şi autorităţii de certificare. 

Art. 11. – Autoritatea de certificare poate delega atribuţiile menţionate la art. 10 lit. b)–e) şi g)–i) către structurile financiare din cadrul organismelor beneficiare şi intermediare. 

Art. 12. – Se desemnează ca autoritate de evaluare structura specializată a departamentului responsabil de coordonarea instrumentelor structurale organizat în cadrul Ministerului Economiei şi Finanţelor. 

Art. 13. – Autoritatea de evaluare are următoarele atribuţii principale:

a) planifică şi coordonează activităţile de evaluare a Planului indicativ;

b) asigură calitatea procesului de evaluare a Planului indicativ şi analizează calitatea rapoartelor de evaluare;

c) analizează implicaţiile implementării recomandărilor evaluărilor;

d) diseminează factorilor implicaţi rezultatele evaluărilor;

e) urmăreşte îndeplinirea recomandărilor evaluărilor Planului indicativ;

f) raportează Comitetului de monitorizare cu privire la activităţile de evaluare a Planului indicativ. 

Art. 14. – Se desemnează Autoritatea de audit de pe lângă Curtea de Conturi ca autoritate de audit pentru fondurile acordate României în perioada postaderare de către Uniunea Europeană în cadrul Facilităţii Schengen. Auditul fondurilor acordate României în perioada postaderare de către Uniunea Europeană prin Facilitatea Schengen se efectuează de către Autoritatea de audit de pe lângă Curtea de Conturi, potrivit Legii nr. 94/1992 privind organizarea şi funcţionarea Curţii de Conturi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare. 

Art. 15. – Pentru realizarea atribuţiilor care îi revin, Autoritatea de audit pentru Facilitatea Schengen încheie acorduri cu autoritatea competentă. 

Art. 16. – Se desemnează instituţiile prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezenta hotărâre pentru îndeplinirea funcţiei de organisme intermediare pentru Facilitatea Schengen. Îndeplinirea funcţiilor ce revin acestor instituţii, potrivit prezentei hotărâri, se efectuează prin structuri de specialitate desemnate prin ordin al conducătorilor acestor instituţii. 

Art. 17. – (1) Organismele intermediare au următoarele atribuţii principale:

a) coordonează activitatea beneficiarilor din subordine în cadrul exerciţiului de programare şi implementare a Facilităţii Schengen;

b) îndeplinesc obligaţiile pentru implementarea proiectelor, astfel cum acestea urmează a fi definite în acordurile interinstituţionale, în conformitate cu regulile şi procedurile de implementare ale Comisiei Europene, proceduri, instrucţiuni şi alte documente standard furnizate atât de OPCP, cât şi de autoritatea competentă, asigurând accesul liber, concurenţa loială şi transparenţa proceselor desfăşurate la nivelul acestora şi al beneficiarilor;

c) realizează verificări inopinate împreună cu OPCP;

d) elaborează documentele finale consolidate de programare anuală pentru Planul indicativ pe baza propunerilor beneficiarilor din subordine şi le supune prin intermediul autorităţii competente aprobării Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen;

e) monitorizează şi controlează implementarea proiectelor structurilor subordonate finanţate prin Facilitatea Schengen pe toată durata derulării acestora;

f) avizează membrii comisiilor de evaluare în conformitate cu prevederile legislaţiei naţionale privind achiziţiile publice şi se asigură de prezenţa acestora pe toata perioada preselecţiei şi selecţiei;

g) colaborează cu celelalte autorităţi implicate în gestionarea şi implementarea fondurilor alocate prin Facilitatea Schengen, precum şi cu alte instituţii naţionale cu care implementează în parteneriat programe/proiecte finanţate prin Facilitatea Schengen;

h) organizează modalităţi de prezentare adecvată a materialelor de sinteză privind proiectele finanţate prin Facilitatea Schengen;

i) constituie şi actualizează permanent baza de date cu privire la implementarea proiectelor cu finanţare prin Facilitatea Schengen, pe baza informaţiilor primite de la beneficiarii proiectelor;

j) monitorizează modul de elaborare de către beneficiari a documentaţiei de licitaţie, monitorizează raportările periodice, precum şi documentele elaborate de beneficiari în procesul de management al proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen, pe care le transmite autorităţii de contractare şi plată, autorităţii competente, autorităţii de audit sau autorităţii de evaluare, în funcţie de necesitatea aprobării documentelor de către aceste instituţii;

k) analizează, avizează si propune spre aprobarea OPCP eventualele modificări la contracte, ca urmare a solicitărilor beneficiarului;

l) se asigură că toate facturile sunt emise în numele beneficiarului final, cu menţiunea „plătibil prin OPCP”, iar aceste facturi sunt înregistrate corespunzător în contabilitatea beneficiarului;

m) atestă realitatea cererilor de plată remise de contractantul fondurilor în favoarea OPCP, cu menţiunea „citit şi aprobat”, în vederea efectuării plăţii;

n) coordonează activităţile prin care se realizează implementarea din punct de vedere tehnic a proiectelor, monitorizarea şi execuţia şi aprobă rapoartele intermediare şi finale întocmite de contractori, în termen de 30 de zile de la prezentarea acestora;

o) verifică şi avizează cererile de plată, prin structurile de audit intern, înainte de efectuarea certificării cheltuielilor, pentru beneficiarii din subordine. 

(2) Modificarea contractelor care presupune modificarea valorii contractelor în perioada implementării lor este valabilă numai cu aprobarea OPCP. În lipsa aprobării OPCP cheltuielile afectate de aceste modificări sunt considerate costuri neeligibile. Cheltuielile neeligibile sunt suportate de către organismul intermediar sau de către beneficiar dacă se dovedeşte că acesta a efectuat modificarea fără a anunţa organismul intermediar. 

Art. 18. – Beneficiarii asistenţei acordate României prin Facilitatea Schengen au următoarele atribuţii principale:

a) identifică şi elaborează propuneri de proiecte de finanţare din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen, pe baza priorităţilor din Planul indicativ şi din alte documente programatice;

b) întreprind toate demersurile pe care le presupune exerciţiul de programare, în vederea asigurării eligibilităţii proiectelor propuse, completarea sau modificarea fişei de proiect, redimensionarea bugetului solicitat;

c) administrează proiectele si contractele aferente acestora, asigură funcţionarea unui sistem informaţional pentru monitorizarea derulării acestora şi întreprind măsurile necesare pentru a asigura îndeplinirea de către contractor a sarcinilor ce îi revin conform contractului;

d) întocmesc documentele subsecvente aprobării Planului indicativ în vederea atribuirii contractului;

e) îndeplinesc sarcinile ce le revin pentru participarea la licitaţii, evaluarea ofertelor, selectarea contractorului, negocierea şi încheierea contractului, în colaborare cu autoritatea de contractare şi plată;

f) supraveghează în permanenţă îndeplinirea de către contractor a obligaţiilor asumate în conformitate cu contractul semnat;

g) întocmesc documentaţia de recepţie a bunurilor, serviciilor şi lucrărilor menţionate în facturile emise de contractori, în vederea efectuării plăţii de către autoritatea de contractare şi plată;

h) planifică şi răspund de organizarea în condiţii optime a activităţilor aprobate prin program, inclusiv în situaţiile în care derularea efectivă a programelor este în sarcina beneficiarilor asistenţei, direcţiilor/structurilor din aceeaşi instituţie sau din alte instituţii;

i) prezintă rapoarte privind stadiul implementării proiectelor; în acest scop păstrează evidenţa datelor privind îndeplinirea obiectivelor, desfăşurarea şi rezultatele programelor derulate;

j) ţin evidenţa repartizării şi utilizării bunurilor achiziţionate din fondurile alocate prin Facilitatea Schengen, conform destinaţiei şi scopului prevăzute în program;

k) furnizează asistenţa tehnică OPCP în vederea negocierii contractelor, acolo unde este cazul, şi formulează recomandări tehnice privind elaborarea de către OPCP a proiectelor de contract;

l) întocmesc documentele de raportare periodică privind stadiul implementării programelor, rapoartele de monitorizare şi evaluare a proiectelor, conform procedurilor Facilităţii Schengen;

m) asigură schimbul de informaţii privind aspectele tehnice ale implementării programelor cu direcţiile implicate din cadrul Comisiei Europene, Ministerului Internelor şi Reformei Administrative, Ministerului Economiei şi Finanţelor, OPCP şi cu organismele intermediare;

n) pun la dispoziţia structurilor de control şi audit toate datele şi informaţiile solicitate;

o) organizează şi păstrează arhiva documentaţiei proiectelor finanţate prin Facilitatea Schengen pe perioada legală;

p) asigură publicitatea acţiunilor realizate şi a bunurilor achiziţionate prin intermediul Facilităţii Schengen;

q) suportă orice cheltuieli considerate neeligibile în urma unei misiuni de audit a Comisiei Europene, Curţii de Conturi sau a unei misiuni de verificare efectuate de OPCP;

r) răspunde, împreună cu autoritatea competentă şi cu autoritatea de contractare şi plată, pentru respectarea măsurilor din Planul indicativ aprobat şi pentru eligibilitatea operaţiunilor finanţate prin Facilitatea Schengen, aplicând un management financiar şi tehnic riguros şi transparent. 

Art. 19. – (1) În cadrul Direcţiei generale afaceri europene şi relaţii internaţionale şi al Direcţiei generale financiare din Ministerul Internelor şi Reformei Administrative se înfiinţează, în condiţiile legii, structuri care vor îndeplini atributele autorităţii competente ale căror atribuţii şi număr de personal se stabilesc prin ordin al ministrului internelor şi reformei administrative. 

(2) Personalul necesar pentru operaţionalizarea structurilor prevăzute la alin. (1) se va asigura cu încadrarea în numărul maxim de posturi aprobat Ministerului Internelor şi Reformei Administrative. 

(3) În cadrul autorităţii competente se înfiinţează, în condiţiile legii, Punctul unic de contact cu rol de transmitere a datelor şi informaţiilor între autorităţile implicate în gestionarea şi implementarea Facilităţii Schengen şi instituţiile europene. Atribuţiile Punctului unic de contact sunt îndeplinite de către Serviciul de programe postaderare din cadrul Direcţiei generale afaceri europene şi relaţii internaţionale. 

Art. 20. – Personalul autorităţii competente şi al tuturor celorlalte autorităţi şi structuri implicate în coordonarea, implementarea, auditarea, evaluarea şi gestionarea proiectelor şi fondurilor Facilităţii Schengen beneficiază de sporuri salariale, în conformitate cu legislaţia naţională în vigoare, în limita sumei alocate pentru costurile logistice şi operaţionale ale Facilităţii Schengen în Planul indicativ anual, conform regulilor de eligibilitate stabilite de Comisia Europeană. 

Art. 21. – Autoritatea competentă pentru implementarea Planului indicativ desemnează organismele intermediare pentru implementarea măsurilor finanţate din Facilitatea Schengen pe bază de acorduri interinstituţionale. 

Art. 22. – Schimbul de informaţii şi accesul la conţinutul acestora se realizează cu respectarea reglementărilor legale în materia protecţiei informaţiilor clasificate. 

Art. 23. – Hotărârea Guvernului nr. 882/2006 privind constituirea Comisiei naţionale de autoevaluare Schengen, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 608 din 13 iulie 2006, se modifică şi se completează după cum urmează:

l. La articolul 1 alineatul (3), litera i) se modifică şi va avea următorul cuprins:

„i) Departamentul pentru Afaceri Europene;”. 

2. La articolul 4, după litera k) se introduce o nouă literă, litera l), cu următorul cuprins:

„l) aprobă Planul indicativ, propunerile de modificare a Planului indicativ şi raportul anual de implementare a Facilităţii Schengen.”

 

PRIM-MINISTRU

CĂLIN POPESCU-TĂRICEANU

Contrasemnează:

Ministrul internelor şi reformei administrative,

Cristian David

p. Ministrul economiei şi finanţelor,

Doina-Elena Dascălu,

secretar de stat

Ministrul afacerilor externe,

Adrian Mihai Cioroianu

 

Bucureşti, 1 august 2007. 

Nr. 895. 

 

ANEXĂ

 

INSTITUŢII

care îndeplinesc funcţia de organisme intermediare pentru Facilitatea Schengen

 

1. Ministerul Internelor şi Reformei Administrative

2. Ministerul Afacerilor Externe

3. Ministerul Comunicaţiilor şi Tehnologiei Informaţiei

4. Serviciul de Telecomunicaţii Speciale